MILANO – Nel corso degli ultimi anni l’Italia ha fatto importanti passi avanti nel suo processo di digitalizzazione, ne abbiamo riprova in tanti modi, esaminando come le infrastrutture 100% fisiche siano diventate una rarità o come il mercato del cloud abbia raggiunto in Italia il valore di 2,7 miliardi di euro; ma nel corso di questi ultimi mesi il nostro paese è stato posto alla prova e gli è stato chiesto di crescere ulteriormente a livello digitale e con una velocità imprevista. Ma ce la sta facendo, grazie a due attori: da un lato i provider, che stanno permettendo a tutti di fruire di servizi ormai indispensabili da qualsiasi postazione di lavoro; dall’altro le aziende, che hanno capito come, grazie a questo genere di servizi, possono mandare avanti il proprio business anche in un momento come quello che stiamo vivendo. Il ruolo cardine in questo percorso di digitalizzazione è affidato ai Trust Services, ossia i servizi fiduciari qualificati utilizzati per la dematerializzazione e l’ottimizzazione di processi interni alle aziende.
È in questo ambito che si collocano quei progetti e soluzioni IT che vertono su una personalizzazione fatta sulle espresse esigenze di aziende e Pubblica Amministrazione. Grazie al suo approccio tailor-made, Aruba Enterprise ha voluto tracciare alcuni esempi virtuosi di realtà che attraverso i Trust Services favoriscono il proprio business, cogliendo i vantaggi derivanti dallo snellimento dei propri processi aziendali e lo spostamento verso il paperless.
Banca IFIS
La necessità. Dematerializzare i processi di gestione dei piani di rientro dei propri clienti. È stato questo l’obiettivo principale di Banca IFIS che ha mirato ad un duplice traguardo: la dematerializzazione della documentazione gestita durante le attività degli agenti in ambito NPL (crediti deteriorati) e la digitalizzazione del processo di raccolta dei riconoscimenti di debito e degli accordi di dilazione mediante Call Center.
La soluzione. Per la prima esigenza è stato ideato un processo che prevede l’utilizzo di una soluzione di Firma Elettronica Avanzata (FEA) in modalità Grafometrica, il servizio di Marca Temporale e la Conservazione Digitale a Norma di tutta la documentazione utile alla gestione dell’intero processo in modalità paperless. Per la seconda, è stata progettata una soluzione integrata di strumenti e procedure per la registrazione, la Marcatura Temporale e la Conservazione Digitale a norma dei file audio prodotti durante le operazioni dei Call Center.
ARPAT
La necessità. Diventare una PA paperless. La volontà di ARPAT (Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana) di aprirsi alla digitalizzazione nasce con la sensibilizzazione sul tema del protocollo informatico e della gestione documentale.
La soluzione. Oggi ARPAT ha un software proprietario, sviluppato e customizzato internamente, ed è possibile definirla a tutti gli effetti come “una PA senza carta”: tutti i documenti sono prodotti in originale digitale, gestiti e conservati a norma, quindi osservandone la validità giuridica. Sempre in questa direzione, l’Agenzia ha iniziato a utilizzare una soluzione di Posta Elettronica Certificata integrata con il sistema di protocollo e gestione documentale, per poi dotare il proprio organico anche di Firme Digitali e Firme Digitali Remote, che consentono di completare il percorso di dematerializzazione dei documenti mantenendo intatto il valore legale degli stessi.
COMUNE DI CAPRINO VERONESE (REGIONE VENETO)
La necessità. Regione Veneto è stata pioniera di una soluzione per digitalizzare la presentazione del biotestamento con un sistema che fosse conforme con la normativa vigente, accessibile e semplice per tutti i cittadini e usufruibile presso gli sportelli dell’anagrafe comunale.
La soluzione. La soluzione implementata prevede la predisposizione, presso gli sportelli comunali nei quali viene presentata la DAT (Dichiarazione Anticipata di Trattamento), di una tavoletta grafometrica collegata a una postazione desktop e un’applicazione per la raccolta dei vettori grafometrici. In questa operazione, il cittadino firmatario può apporre la propria Firma Grafometrica in presenza di un operatore che, a sua volta, può controfirmare attraverso l’apposizione della propria Firma Digitale Qualificata, che dà validità all’intero processo digitale. Il risultato è un documento integro, immodificabile e legalmente valido poiché conforme alla normativa eIDAS, che assicura la validità di tali documenti anche a livello europeo.
CONSIGLIO NAZIONALE DEGLI INGEGNERI
La necessità. Il Consiglio Nazionale degli Ingegneri (CNI) aveva bisogno di dotare tutti gli iscritti di caselle di Posta Elettronica Certificata così da ottimizzare le comunicazioni tra enti e ingegneri iscritti all’Ordine e tra gli ingegneri stessi, conferendo validità legale alla documentazione scambiata.
La soluzione. Attraverso una soluzione avanzata di PEC e un approccio basato su una serie di interlocuzioni dirette tra i referenti del CNI e la divisione Enterprise è stato possibile rendere riconoscibili tutti gli iscritti attivando delle PEC su dominio@ingpec.eu che, quindi, consentono ad ogni ingegnere di essere univocamente definito; a questo si sono aggiunti ulteriori attivazioni di servizi digitali, quali fatturazione elettronica e identità digitale, che permettono di operare con maggiore velocità e, allo stesso tempo, avere la garanzia di farlo attraverso strumenti certificati.
AXIOS ITALIA
La necessità. Dematerializzare i flussi che prevedevano passaggi cartacei per l’apposizione di firme e adeguarsi alla compliance normativa, che in generale tutte le Pubbliche Amministrazioni sono tenute ad adottare in un’ottica di crescente digitalizzazione e trasparenza. Questo ha comportato trasformazioni sia all’interno delle scuole che all’interno delle software house che – come Axios Italia – le seguono nei processi di cambiamento mettendo a disposizione prodotti facili da utilizzare, formazione e supporto nei processi informatici e amministrativi delle segreterie scolastiche.
La soluzione. Il percorso intrapreso nel progetto di ‘Scuola Digitale’ ha visto l’utilizzo di diverse soluzioni, dalla Firma Digitale Remota alla Firma Grafometrica, passando per il cloud, con l’obiettivo di snellire specifici processi che avvengono quotidianamente nelle segreterie scolastiche e facilitare la Digital Transformation che è tuttora protagonista di questo periodo.
“Il periodo storico in cui ci troviamo sposta i riflettori sul digitale e lo consacra come asset fondamentale per l’economia del paese. In particolare – ha commentato Massimo Bandinelli, Marketing Manager di Aruba Enterprise – stiamo prendendo consapevolezza dell’importanza di tutti quegli strumenti che possono essere di supporto per assicurare continuità al nostro lavoro, ma che rimarranno nel nostro DNA: ad esempio conferire autenticità, integrità e validità legale ad un documento in modo immediato e mentre si lavora da casa può essere oggi più importante che mai, così come disporre di servizi in grado di certificare e rafforzare la sicurezza delle informazioni scambiate. Sta avvenendo un passaggio importante nell’ottimizzazione dei flussi e sempre più aziende se ne sono rese conto. I processi digitali sono sinonimo di competitività sul mercato: l’azienda che riesce a gestire in modo efficace tutti i processi compie un passo strategico in ambito di lean organization e di delivery del valore. Un passo importante, quindi, per il futuro di tutti.”
